发挥集体的力量-寓言故事网

为什么你努力善用每分每秒,却永远有做不完的事情?为什么有人能够日理万机,却还是精力无限?想摆脱穷忙又毫无品质的生活,你应该立刻实践以下5项聪明工作法:

合众资源3A企业管理顾问公司董事长/刘承元在总裁班讲课,我经常问老板总裁们,你们在管理中有哪些问题?尽管回答五花八门,但出现频率最高的是:执行力太差、沟通不畅、职责不清、考核不到位我再问,那你们知道怎么解决这些问题吗?学员们的回答大多是否定的。

在创新周期不断缩短、客户期望值日益提高和人才分布更广泛的市场环境中,企业需要更有效地利用每个人的知识和经验。而信息获取、沟通交流途径的日益多元
化,为企业充分发挥集体智慧的作用提供了有利条件。在开发新产品和服务、分享最佳实践、创新工作分配方式、预测未来事件等领域,集体智慧的有效应用正让越
来越多的企业获得切实收益,其共同的前提是持有正确的观点和方法:
1.应用在特定领域:典型应用领域包括发现并分享新想法、增强技能并分配工作负载、提高预测效率等;
2.正确激发参与者的能力:必要的能力要求包括知识(了解待解决问题的背景)、多样性(充足的经验带来多种视角和观点)、颠覆(愿意挑战当前的思维或规则)。
伯特咨询研究表明,上述观点及方法能够有助于借助集体智慧的方式得出有价值的建议及举措,但从举措落地、实践检验的角度出发,还需要企业能够消除**来源
(包括运营挑战、与现有章程的冲突、控制权丧失、不断变化的角色和职责)、从技术和文化角度将集体智慧的成果整合到工作环境中,同时不断向组织及个人传达
由此可达成的成果及价值。

1.每天最多做三件事

我的回答却让他们感到意外,我说:这些问题你们解决不了,我也同样解决不了。进而告诉学员,在管理实践中,花功夫甚至花钱请老师教导或尝试解决这类问题,注定会事倍功半,甚至是竹篮打水,得不偿失。

请拿出你落落长的待办清单,圈出最重要的一~三件事,然后给自己一天的时间,卯足全力解决它!你不需要因为还有很多事要做而焦虑,只需要专注今天、当下、以及最重要的问题。

当然,我说解决不了这些问题,并不妨碍就这些问题的特点做一些现实的分析。

《与成功有约》作者史蒂芬.柯维(Stephen
Covey)曾说,传统时间管理思维容易让人陷入与时间赛跑的恶性循环,成为想在最短时间内做最多事的「急迫性偏执狂」,但如果把时间看成是一个罐子,重
要的事看成大石头,想要顺利填满整个罐子,你应该先放入大石头,再依序填入小石头、沙粒和水。

首先,这类问题很难找到具体有效的解决办法。许多专家学者在讲授执行力、沟通等课程的时候,看似提出了林林总总的办法,并辅之以生活中生动的例子,管理者们也感觉听懂了。但当他们回到企业,遇到复杂管理现实的时候往往又被打回原形,不知所措。

因此,试着把自己的待办事项重新组合,依照重要程度分成高、中、低三种层次,「最重要的事」今天解决,例如完成企划;「次要的事」本周完成,例如顾客感谢函;「没那么重要的事」,有空再做吧,例如上网申请会员注册。

第二,这类问题责任归属不清,没有人需要为此承担具体管理责任,更无需对此采取具体行动。尽管专家教授会说,执行力不好终究是老板的责任,这话管理者和员
工感觉十分受用,老板也无可否认。但真正遇到某个年初约定甚至承诺的目标无法达成的时候,老板还是愿意认为,管理层和员工才是执行力不好的责任主体。

2.以结果为导向衡量工作进度

第三,这类问题在所有企业里面普遍存在,没有哪家企业可以幸免。即便在管理不错的企业里,老板大概照样会有执行力不好的感觉,只是不满的程度较低而已。为
什么人们乐于把管理不好的结果归因于执行力不好、沟通不畅等说辞上呢?我猜想有这样几个理由,一是这样的解说听起来时髦上档次,二是不会得罪人,三是自己
无需负责任。

许多人努力挤出更多时间塞入更多事情,但回顾成果时,才发现实际进展有限,这是因为你只注意创造更多时间,却忘了想办法提高效能。试着把大计画拆解成众多小项目,让你的忙碌成果一目了然。

可见,执行力不好、沟通不善等只是对诸多具体问题的一种形而上的表述,是对管理不好的一种抱怨或感觉,甚至是借口而已,不是真问题,是伪问题。

3.记录生活习惯,揪出时间小偷

与伪问题对应的是真问题,简称为问题。所谓问题,就是现状和基准之间的差距。识别问题必须同时具备两个要件,一是有基准或目标,二是能看到现状。
也就是说,没有基准或目标,通常就没有问题;看不到现状,也就看不到问题。比如,住房问题是当今社会的大问题,但在改革开放前,它曾经就不是个问题。因为
在那个年代我们几乎与世隔绝,并不清楚住房该有怎样的基准,没有基准就没有问题,所以那时的人们并不抱怨住房问题。改革开放之后,我们知道了绝对贫困、贫
困、小康,富裕所对应的居住标准,有了标准和目标之后,我们开始看到自己住房方面存在的问题。

如同记帐软体可以呈现每月各项支出的比例,你也应该记下自己如何运用24小时,也许你会发现,真正用在工作的时间远比你想像中的低。甚至每天花极少的时间接收新讯息,但你依然忙碌,因为逗留社群软体的放松时间,取代了你研究该如何提升工作效率的思考时间。

管理中的问题很多,生产效率目标是人均产出100件,实际只有80件,是问题;设计变更错误多,造成呆滞料200万元,是问题;设备设施应该完好无损,实
际是水龙头坏了没人修,是问题可见,问题和伪问题的表述是完全不同的,问题的共性特点也有三,第一,它通常可以找到有针对性的解决方案,即便一时找不
到也是因为认知和智慧不够造成的;第二,它有明确的责任主体,只要抛出问题,总会有人不得不直面问题;第三,它是管理不好的客观事实,它存在于管理现场,
可具体识别和把握。

假如你的工作和休闲时间都重度依赖网路,可用些小工具追踪自己的时间运用,例如安装Rescue
Time软体。

有趣的是,伪问题和问题之间除了上述区别之外,又有密切的关联性。问题越多越严重的企业,人们对伪问题(执行力不好、沟通不畅等)的抱怨越强烈,反之亦
然。要想缓解人们对伪问题(执行力不好、沟通不畅等)的抱怨程度,我们可以通过动员员工主动发现问题,动脑筋想办法解决问题来实现。

4.建立「准备动工」的日常规律

行文至此,有人可能会问,哪为什么还要留下这些形而上的语言来误导管理者呢?笔者是这样理解的,人是感情的动物,发明一些谈论我们感受的语言在所难免。又
因为在我们的话语体系里,长期以来养成大量形而上学的表达习惯,在社会生活的各个方面普遍存在大话、空话和套话,有很强的中国特色。只要稍作留意,你就可
以在各类会议上、媒体上看到或听到连篇累牍的大话、空话和套话,有人甚至可以滔滔不绝几个小时,却始终可以不着边际,不得要领,令人痛恨不已。不止一次,
笔者被邀请在某些圆桌会议上即席发言,因为会议主题和话语体系的限制,我发现自己突然不会讲话了悲哉。

每日开工时总是有拖延习惯的人,往往浪费了美好早晨。请建立你专属的触发工具,用规律让身体自然而然地进入工作状态。举例来说,当你播放古典乐进行曲时,强迫自己关掉正在浏览的社交网页,启动工作模式。

最近网上更是爆出县长讲话是抄袭市长的,县长出来道歉了,我觉得市长也应该出来道歉,原因很简单,你的讲话之所以可以简单复制,就是因为其通篇是大话、空话和套话。笔者期待这样的坏风气会逐步得到改变,今天的国家领导人在这方面已经做出了表率。

当然,如果你假日的生活规律跟周间差不多,开工时你就能更快进入状况,例如都用一杯咖啡,提醒自己思考今日最重要的事,喝完咖啡之后,你已经准备好付诸实践。

发现问题需要问题意识,问题意识不是与生俱来的,而是后天培养的结果。当我们发现员工看不到问题,或者说没有问题意识的时候,请不要简单抱怨,而要认真反
思自己,在培养方面做得不够。其实,企业领导培养员工问题意识,说到底就是做两件事,一是通过言传身教,在员工心里埋下基准或目标的种子,二是想方设法激
发员工主动观察和积极面对现状的意愿。

Twitter和Square联合创始人杰克.多尔西(Jack
Dorsey)这样设定他的工作规律:星期一「管理公司」,周二「产品」,星期三「行销、沟通与成长」,星期四「研发与合作伙伴」,星期五「公司文化与招
聘」。如此一来,即使临时有事打扰,他也能立刻回神,专心处理今日要务。

总之,培养员工问题意识,并在此基础上推动问题的具体解决,要比做执行力、沟通、意识等培训强上一千倍一万倍。

5.养成帮助你停下工作的习惯

培养工作规律有助于运用时间,停止工作也是如此。你应该为自己设定停工时间,以免无止尽地继续瞎忙。例如,午餐前必须完成一件最重要的事,或者跟朋友约顿晚餐,强迫自己提高工作效率顺利赴约。这些正向奖励也会使你抱着期待愉快工作。

Twitter执行长依凡.威廉斯(Evan
Williams)原本都在早上去健身,但他发现自己早上效率最好,之后逐渐下滑;于是他把时间规画切成两半,早上专心工作、中午去运动;或者傍晚运动前
要完成今日任务,结果每个时段他都能保持充沛活力充沛、高效工作。